Renseignements à l’intention du public

Tous les organismes publics sont assujettis à la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée. Voici une liste d’organismes publics du Nouveau-Brunswick :

• les ministères, secrétariats et bureaux de la province, y compris les sociétés de la Couronne et les commissions ;
• le Réseau de santé Horizon, le Réseau de santé Vitalité, EM/ANB Inc. (anciennement Ambulance Nouveau-Brunswick), le Conseil du Nouveau-Brunswick en matière de santé ;
• les écoles publiques et les districts scolaires, anglophones et francophones ;
• les municipalités et leurs bureaux respectifs, y compris les corps de police ;
• les districts de services locaux, les communautés rurales et les commissions de services régionaux ;
• les universités publiques, le CCNB, le NBCC et le NB College of Craft and Design ;
• autres organismes désignés dans l’Annexe A de la Loi, y compris :
  • Algonquin Properties Limited,
  • conseils d’éducation de district,
  • Opportunités Nouveau-Brunswick,
  • Recycle Nouveau-Brunswick,
  • Services Nouveau-Brunswick.

La Loi s’applique aux entités provinciales et municipales et aux universités publiques, mais ne s’appliquent pas à ce qui suit :

• les bureaux des députés de l’Assemblée législative ;
• les bureaux des fonctionnaires de l’Assemblée législative (le président de l’Assemblée législative, le greffier de l’Assemblée législative et les hauts fonctionnaires, y compris la directrice générale des élections, l’ombudsman, le défenseur des enfants, des jeunes et des aînés, le défenseur du consommateur en matière d’assurances, le commissaire à l’intégrité, le commissaire aux langues officielles et la vérificatrice générale) ;
• les tribunaux du Nouveau-Brunswick, y compris la Cour d’appel, la Cour du Banc du Roi, la Cour provinciale et la Cour des petites créances ;
• les entreprises et entités du secteur privé.

La Loi ne s’applique pas à certains genres de documents, y compris les renseignements figurant dans les documents judiciaires, les documents établis par ou pour un fonctionnaire de l’Assemblée législative, etc. La liste complète des documents auxquels la Loi ne s’applique pas se trouve à l’article 4 la Loi.

Vous pouvez faire une telle demande directement auprès de l’organisme public qui détient les renseignements que vous cherchez ou que vous voulez faire corriger. Pour ce faire, vous pouvez présenter une demande écrite ou une formule dûment remplie. Afin de faciliter de telles demandes, la province a préparé des formules standards à l’intention du public :

• formule de demande de renseignements : Cliquez ici
• formule de demande de correction: Cliquez ici

Si vous présentez une lettre écrite au lieu d’une formule dûment remplie, veuillez vous assurer d’indiquer ce qui suit :

• votre nom et vos coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone et adresse électronique);
• la date de la demande;
• si votre demande de communication de document ou de correction de documents est faite au titre de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée;
• le nom de l’entreprise ou de l’organisation pour le compte de laquelle vous faites la demande, s’il y a lieu;
• si vous demandez d’examiner le document ou de recevoir une copie papier ou électronique du document.

Vous pourriez trouver utile de conserver une copie de la demande au cas où l’organisme public aurait des questions ou aurait besoin de précisions sur votre demande, ou au cas où vous ne seriez pas satisfait de la réponse de l’organisme public et désiriez exercer votre droit de déposer une plainte auprès de notre bureau ou de déférer l’affaire à la Cour du Banc du Roi.

Si vous avez des questions au moment de remplir votre formule de demande ou au cours du traitement de votre demande, vous pouvez communiquer avec le coordonnateur du droit à l’information de l’organisme en question. Une liste d’organismes publics et de leur coordonnateur du droit à l’information se trouve au lien suivant :

Repertoire des Organismes Publics (Cliquez ici)

En vertu de l’article 9 de la Loi, les organismes publics doivent faire «tous les efforts possibles pour prêter assistance à l’auteur de la demande sans délai et de façon ouverte, précise et complète». Cela signifie que les organismes publics doivent faire ce qui suit :

• collaborer avec vous afin d’être certains de comprendre les renseignements que vous cherchez,
• procéder à une recherche raisonnable de tous les renseignements pertinents,
• vous tenir au courant de l’état de votre demande et du moment où vous devriez recevoir une réponse,
• vous donner une réponse satisfaisante incluant des explications utiles si l’accès à des renseignements est refusé ou si les renseignements n’existent pas,
• vous informer de vos droits si vous n’êtes pas satisfait de la décision de l’organisme public relativement à votre demande.

La Loi prévoit trente jours ouvrables pour permettre à un organisme public de répondre à une demande de renseignements et vingt jours ouvrables pour répondre à une demande de correction. L’organisme public peut de lui-même prolonger le délai jusqu’à trente jours ouvrables de plus pour les demandes de renseignements et de vingt jours ouvrables de plus pour les demandes de corrections:

1. l’auteur de la demande n’a pas rédigé sa demande en des termes suffisamment précis pour permettre à l’organisme public de déterminer de quel document il s’agit ;
2. l’auteur de la demande ne répond pas dès que possible à la demande d’éclaircissements émanant de l’organisme public ;
3. un grand nombre de documents sont demandés ou plus de recherches sont nécessaires, ou l’observation du délai prévu entraverait indûment le fonctionnement de l’organisme public ;
4. l’organisme public a besoin d’un délai afin de lui permettre d’aviser un tiers (une personne, une association de l’extérieur ou une entité privée), et de recevoir ses observations ou de consulter un autre organisme public avant de décider si un document sera communiqué ou non ;
5. un tiers fait une demande à un juge de la Cour du Banc du Roi du Nouveau-Brunswick en vertu du paragraphe 65(1) ou dépose une plainte auprès du commissaire en vertu du paragraphe 67(1)b) ;
6. l’auteur de la demande désire que lui soient communiqués des documents qui ont trait à un litige dans une instance introduite par avis de poursuite ou par avis de requête.

Si un organisme public prolonge de lui-même le délai prévu pour répondre (c’est-à-dire sans l’approbation de l’ombud), vous avez le droit de vous plaindre auprès de notre bureau à propos de la prolongation.

Si l’organisme public ne peut répondre à une demande dans le délai prévu, il peut faire une demande auprès de notre bureau pour obtenir une autre prolongation du délai, selon les mêmes critères cités ci-dessus. Si notre bureau accorde à l’organisme public du temps additionnel pour répondre, vous n’avez pas le droit de vous plaindre auprès de notre bureau au sujet de la prolongation.

Si l’organisme public ne répond pas dans le délai prévu (soit le délai initial, soit le délai prolongé, selon le cas), vous avez alors le droit de déposer une plainte auprès de notre bureau ou de déférer l’affaire à la Cour du Banc du Roi.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont un organisme public a traité votre demande ou y a répondu, vous pouvez, soit porter plainte auprès de notre bureau, soit déférer l’affaire à un juge de la Cour du Banc du Roi, mais vous ne pouvez pas faire les deux.

Notre bureau doit recevoir la plainte dans les quarante jours ouvrables après que vous avez reçu une réponse de l’organisme public à votre demande de renseignements ou de correction de renseignements. Si vous n’avez pas reçu une réponse dans le délai prévu ou le délai prolongé, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau dans les quarante jours ouvrables après l’expiration du délai prévu pour répondre à la demande.

Si vous décidez de déposer une plainte, vous devez présenter les documents suivants à notre bureau :

• une formule de plainte dûment remplie (formule 2) : Cliquez ici
• une copie de votre demande,
• une description de la raison de votre insatisfaction à l’égard de la réponse de l’organisme public.

Lorsque vous déposez votre plainte, il est aussi utile de nous fournir une copie de la réponse de l’organisme public à ce moment-là, car cela nous aidera à mieux comprendre votre plainte.

Si vous souhaitez déférer votre affaire de communication directement au tribunal, vous devez le faire dans les quarante jours suivant réception de la réponse de l’organisme public. Pour ce faire, vous devez déposer les renseignements suivants au greffier de la Cour du Banc du Roi :

• une formule de recours dûment remplie (formule 1 : Cliquez ici)
• une copie de votre demande,
• une description écrite de la raison de votre insatisfaction à l’égard de la réponse de l’organisme public.

Si vous avez d’autres questions à propos du recours à un tribunal, vous pouvez communiquer avec le bureau du greffier de votre région. Les coordonnées des bureaux de greffier dans la province sont accessibles au lien suivant : Cliquez ici

Tel qu’il a été indiqué ci-dessus, la Loi permet à une personne qui a fait auprès d’un organisme public une demande de communication ou de correction de ses renseignements personnels de déposer une plainte auprès de notre bureau si elle est insatisfaite de la manière dont l’organisme public a traité la demande ou y a répondu, ou si l’organisme public n’a pas répondu à la demande.

La première étape suivie lorsque nous recevons une plainte est de déterminer si nous avons reçu tous les renseignements requis pour accepter la plainte et si une enquête sur celle-ci relève de notre compétence. Si tel est le cas, nous avertissons alors l’organisme public visé et lui fournissons une copie de la plainte. À ce moment-là, nous demandons aussi à l’organisme public de nous fournir les renseignements pertinents et une réponse écrite à la plainte, y compris les motifs du refus de la communication des renseignements, les mesures prises pour trouver les documents pertinents, etc. Les organismes publics ont 10 jours ouvrables pour fournir à notre bureau les documents qu’il nous faut pour notre examen.

Après avoir reçu la réponse de l’organisme public, nous prenons les mesures indiquées pour arriver à un règlement informel de la plainte à la satisfaction de l’auteur de la demande et de l’organisme public et conformément à l’objet de la Loi. Selon les circonstances, il se peut que l’organisme public communique à cette fin d’autres renseignements accompagnés d’explications, ou, si nous estimons que l’organisme public a donné accès à tous les renseignements que l’auteur de la demande était en droit de recevoir, nous lui fournissons des explications à l’appui de nos conclusions. Dans les deux cas, nous demandons l’apport de l’auteur de la demande pour savoir si une telle manière de régler la plainte lui semble satisfaisante et, dans l’affirmative, nous terminons notre enquête et le dossier est clos.  La Loi nous donne quarante-cinq jours ouvrables pour en arriver à un règlement informel. Les quarante-cinq jours ouvrables commencent le jour où nous recevons la réponse de l’organisme public à la plainte, c’est-à-dire dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de l’avis de la plainte par l’organisme public.

Si une plainte n’est pas réglée dans les quarante-cinq jours ouvrables, l’affaire est renvoyée à l’ombud qui déterminera si les circonstances méritent une enquête formelle.

Dans certains cas, l’ombud peut décider de cesser l’enquête s’il est d’avis que l’organisme public a fourni à l’auteur de la demande tous les renseignements qu’il était en droit de recevoir en vertu de la Loi. Si l’ombud cesse l’enquête à ce moment-là, notre bureau informe l’auteur de la demande et l’organisme public de la décision et des motifs de la décision.

Si l’ombud estime que l’organisme public doit prendre d’autres mesures pour respecter les droits d’accès de l’auteur de la demande et procède à une enquête formelle, il établit, à la fin de son enquête, un rapport renfermant ses conclusions. L’ombud peut recommander à l’organisme public :

• d’accepter en tout ou en partie la demande de communication,
• d’accepter la demande de correction de renseignements personnels,
• de procéder à un nouvel examen de la demande considérée comme ayant été abandonnée en vertu du paragraphe 12(1).

La Loi établit que, après avoir reçu une plainte en matière d’accès, l’ombud dispose de quatre-vingt-dix jours pour présenter un rapport de ses conclusions. Toutefois, il est autorisé à prolonger le délai en avisant les parties à la plainte de la date prévue de la remise du rapport.

Lorsque l’ombud remet un rapport renfermant ses conclusions assorties de recommandations, l’organisme public a vingt jours ouvrables après réception du rapport pour décider d’accepter ou non les recommandations de l’ombud et pour aviser les parties de sa décision, avec copie à notre bureau. L’avis de l’organisme public doit comprendre les motifs de sa décision et, le cas échéant, le droit de l’auteur de la demande d’interjeter appel ainsi que le délai pour déposer un appel à la Cour du Banc du Roi.

Si un organisme public vous a envoyé un avis indiquant son intention de communiquer des renseignements qui vous concernent en réponse à une demande de communication et que vous n’êtes pas d’accord, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre bureau. Si vous décidez de déposer une plainte, vous devez présenter les documents suivants à notre bureau dans les quinze jours ouvrables après la date de l’avis que vous a envoyé l’organisme public :

• formule de plainte dûment remplie (formule 5) : Cliquez ici
• une copie de la decision de l’organisme public concernant la communication de vos renseignements.

Notre processus d’enquête visant les plaintes de tiers est le même que celui présenté ci-dessus pour les plaintes en matière d’accès.

Si vous souhaitez déférer l’affaire directement aux tribunaux, vous devez le faire dans les quinze jours ouvrables après la date de l’avis que vous a envoyé l’organisme public. Pour ce faire, vous devez présenter les renseignements suivants au greffier de la cour :

• une formule de recours dûment remplie (formule 4 : Cliquez ici)
• une copie de la decision de l’organisme public concernant la communication de vos renseignements.

Si vous avez d’autres questions à propos du renvoi d’une affaire aux tribunaux, vous pouvez communiquer avec le bureau de greffier de votre région. Les coordonnées des bureaux de greffier de la province sont accessibles aux liens suivants : Cliquez ici

Les organismes publics sont tenus de respecter les obligations établies dans la Partie 3 de Loi chaque fois qu’ils recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels. La Loi définit renseignements personnels comme étant des «Renseignements consignés concernant une personne physique identifiable» et inclut tout ce qu’un organisme public détient dans ses documents à votre sujet à titre personnel tel que :

• votre nom ;
• vos coordonnées, y compris votre adresse municipale, adresse électronique, le numéro de téléphone à la maison, le numéro de téléphone cellulaire et du télécopieur ;
• les renseignements sur votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre état matrimonial ou familial;
• les renseignements sur votre ascendance, votre race, votre couleur, votre nationalité et votre origine nationale ou ethnique;
• les renseignements sur votre religion ou confession et croyance, votre appartenance ou activités religieuses;
• les renseignements sur votre santé;
• votre groupe sanguin, vos empreintes digitales ou autres traits héréditaires;
• les renseignements sur votre allégeance, appartenance ou activité politique;
• les renseignements sur votre éducation ou profession ou vos antécédents scolaires ou professionnels;
• les renseignements sur vos sources de revenu ou votre situation financière ou vos activités ou vos antécédents financiers;
• les renseignements sur vos antécédents criminels, y compris les infractions règlementaires;
• vos opinions personnelles, sauf si elles ont trait à une autre personne (puisque c’est considéré comme les renseignements personnels de cette autre personne);
• les opinions d’autrui sur vous;
• tout numéro, symbole ou autre trait particulier qui vous est propre (par exemple, le numéro du permis de conduire, le numéro d’assurance-maladie, etc.).

Il est important de signaler que la Partie 3 de la Loi s’applique seulement aux renseignements de nature personnelle et ne s’applique pas aux renseignements portant sur des entreprises ou autres organismes.

En vertu de la Loi, les organismes publics peuvent seulement recueillir légalement vos renseignements personnels si

• la collecte est autorisée ou requise en vertu d’une loi provinciale ou fédérale,
• les renseignements ont directement trait ou sont nécessaires soit à un service, à un programme ou à une activité de l’organisme public,
• les renseignements sont recueillis aux fins d’exécution de la loi.

Les organismes publics ne recueillent que le minimum de vos renseignements personnels qui sont nécessaires à la réalisation des fins auxquelles ils sont recueillis. Par exemple, si vous faites une demande de permis de conduire, l’organisme public ne peut pas recueillir des renseignements sur vos revenus, puisque cela n’a rien à avoir avec la délivrance d’un permis de conduire.

En règle générale, les organismes publics doivent recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous, sauf s’ils sont expressément autorisés à les recueillir auprès d’autres sources dans certaines circonstances.

Pour ce qui est de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels, les principes généraux qui suivent s’appliquent :

• les organismes publics peuvent seulement utiliser et communiquer les renseignements personnels en vertu de la Section B de la Loi ;
• l’utilisation ou la communication des renseignements personnels se limite aux renseignements minimaux nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés ;
• les organismes publics limitent l’utilisation et la communication des renseignements personnels aux personnes qui doivent les connaître afin de pouvoir s’acquitter de leurs tâches.

Si vous êtes inquiet de la manière dont un organisme public a traité vos renseignements personnels ou si un organisme public vous a avisé d’une atteinte à la vie privée relativement à vos renseignements personnels, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre bureau. Veuillez télécharger et remplir notre Formulaire de plainte concernant la vie privée (trouvée ici) et le soumettre à notre bureau.

Après avoir reçu la réponse de l’organisme public à votre plainte en matière de vie privée, nous examinons les renseignements fournis ainsi que les dispositions applicables de la Loi et nous déterminons si l’organisme public n’a pas traité convenablement vos renseignements personnels. Si nous constatons que tel est le cas et si l’organisme public admet son erreur et accepte de prendre les mesures correctives indiquées, nous vous précisons alors les raisons de l’atteinte à la vie privée et nous vous invitons à dire si vous jugez satisfaisantes les mesures correctives prises par l’organisme public pour régler votre plainte.

Si nous constatons que l’organisme public n’a pas traité vos renseignements personnels conformément à la Loi, et si l’organisme public n’est pas d’accord ou ne veut pas prendre les mesures correctives indiquées, l’affaire sera envoyée à l’ombud pour qu’il l’examine et prenne une décision définitive, et, en conséquence, notre bureau fera probablement des recommandations officielles à l’organisme public. Si nous faisons des recommandations à l’organisme public, celles-ci ne viseront qu’à améliorer la conformité à la Loi. Notre bureau ne peut pas recommander le congédiement d’une personne ou l’indemnisation financière en raison du traitement incorrect de vos renseignements personnels ni évaluer la culpabilité criminelle ou civile de l’organisme public ou enquêter à cet égard.

Il est important de signaler que, bien que notre bureau soit chargé d’enquêter sur des plaintes en matière d’atteinte à la vie privée et de faire des recommandations aux organismes publics si l’ombud le juge nécessaire, notre mandat se limite à veiller à ce que les organismes publics appliquent les pratiques, politiques et mesures de protection indiquées afin de réduire les risques qu’une situation semblable se reproduise dans l’avenir.