Renseignements à l’intention du public

La Loi s’applique aux personnes physiques et organismes qui recueillent, conservent ou utilisent des renseignements personnels sur la santé à des fins soit de prestation ou d’aide à la prestation de soins de santé ou de traitements, soit de planification et de gestion du système de soins de santé ou de prestation d’un programme ou d’un service gouvernemental.

Voici une liste non exhaustive des dépositaires :

• les organismes publics qui traitent des renseignements personnels sur la santé (par exemple, le ministère de la Santé) ;
• les fournisseurs de soins de santé, y compris
  1. les travailleurs sociaux immatriculés sous le régime de la Loi de 1988 sur l’Association des travailleurs sociaux du Nouveau-Brunswick,
  2. les membres du Nouveau-Brunswick de l’Association canadienne de la gestion de l’information sur la santé ;
• le ministre de la Santé ;
• les organismes suivants :
  1. EM/ANB Inc. (anciennement Ambulance Nouveau-Brunswick),
  2. le Conseil du Nouveau-Brunswick en matière de santé,
• les régies régionales de la santé (le Réseau de santé Horizon et le Réseau de santé Vitalité),
  1. la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail,
  2. la Société canadienne du sang ;
• les centres de données de recherche (par exemple, le New Brunswick Institute for Research, Data and Training, à l’Université du Nouveau-Brunswick) ;
• les personnes qui dirigent des projets de recherche approuvés en conformité avec la Loi,
• les laboratoires ou centres de prélèvement;
• les foyers de soins et les exploitants selon la définition que donne de ces termes la Loi sur les foyers de soins;
• les personnes que les règlements désignent à titre de dépositaires, par exemple,
  1. les écoles et les districts scolaires,
  2. un coroner nommé en vertu de la Loi sur les coroners,
• le successeur qui obtient la garde de dossiers contenant des renseignements personnels sur la santé dont un dépositaire avait la garde,
• Services Nouveau-Brunswick (dans le contexte restreint de la compilation ou de la tenue d’un registre de renseignements personnels sur la santé).

Les gestionnaires de l’information sont des personnes physiques ou organismes qui, pour le compte d’un dépositaire, entreposent, extraient, archivent, dépersonnalisent ou transforment des renseignements personnels sur la santé qu’a en main un dépositaire ou qui offrent des services de gestion de l’information ou de technologie de l’information. Sans être eux-mêmes dépositaires en vertu de la Loi, les gestionnaires de l’information doivent suivre les mêmes règles que les dépositaires aux termes de la Loi en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels sur la santé.

Les mandataires sont des personnes physiques ou organismes qui, sans être employés d’un dépositaire, travaillent pour ce dernier dans un but exprès lié aux renseignements personnels sur la santé. Les gestionnaires de l’information peuvent aussi être mandataires. Pour être considéré comme un mandataire aux fins de la Loi, le mandataire travaille directement pour le dépositaire ou pour le compte de ce dernier et non pour ses propres besoins. Le dépositaire est responsable en tout temps des actes du mandataire relativement au traitement des renseignements personnels sur la santé.

Avant de retenir les services d’un mandataire ou d’un gestionnaire de l’information, le dépositaire doit avoir conclu un accord écrit avec lui.

Même si la définition de « dépositaire » est large, la Loi ne s’applique pas aux personnes physiques ou organismes qui traitent des renseignements personnels sur la santé à des fins autres que la fourniture de soins de santé. La Loi ne s’applique pas au traitement des renseignements personnels sur la santé dans les cas suivants :

1. une personne physique ou un organisme qui recueille, conserve ou utilise des renseignements personnels sur la santé à des fins autres que la fourniture de soins de santé ou le traitement, la planification ou la gestion du système de soins de santé, notamment
   • les employeurs,
   • les compagnies d’assurance,
   • les organismes de réglementation des professions de la santé,
   • les personnes autorisées ou inscrites aux fins de la fourniture de soins de santé, mais qui n’en fournissent pas,
   • toute autre personne physique ou tout autre organisme précisés par règlement ;
2. les notes rédigées par ou pour des personnes exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires et leur communication ou leurs projets de décision ;
3. les documents se rapportant à la circonscription électorale d’un ministre de la Couronne ;
4. les renseignements contenus dans des documents judiciaires, des documents des juges, des documents judiciaires administratifs ou des documents concernant des services de soutien fournis à un juge ou à un auxiliaire de justice ;
5. les renseignements anonymes ou statistiques qui, seuls ou réunis à d’autres renseignements mis à la disposition du détenteur, ne permettent pas l’identification de personnes physiques ;
6. les renseignements personnels sur la santé d’une personne physique lorsqu’une période de cinquante ans s’est écoulée depuis son décès ;
7. la Commission des assurances du Nouveau-Brunswick ;
8. la Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick ;
9. la Commission du travail et de l’emploi établie en vertu de la Loi sur la Commission du travail et de l’emploi;
10. le Comité d’appel de désignation établi en vertu de la Loi sur l’aide financière aux étudiants du postsecondaire;
11. le Conseil du premier ministre pour les personnes handicapées ;
12. une commission de recours constituée en vertu de l’article 30 de la Loi sur la santé mentale;
13. le Comité consultatif sur les services à la santé mentale établi en vertu de la Loi sur les services à la santé mentale;
14. un tribunal constitué en vertu de l’article 7.5 de la Loi sur la santé mentale;
15. une personne, un service ou un organisme désigné services de défenseurs des malades mentaux en vertu de la Loi sur la santé mentale;
16. une commission de recours établie par le Centre hospitalier Restigouche, Inc. ;
17. le Tribunal d’appel des accidents au travail constitué en vertu de la Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail.

Vous pouvez présenter une demande directement au dépositaire qui détient vos renseignements personnels sur la santé afin de les consulter ou d’en recevoir copie. Vous pouvez le faire en personne (oralement) ou par écrit ; toutefois, le dépositaire peut exiger que votre demande soit écrite.

Lorsque vous faites une demande, veuillez faire ce qui suit :

• indiquer votre nom et vos coordonnées ;
• préciser si vous voulez consulter le document ou une partie de celui-ci ou en recevoir copie ;
• fournir suffisamment de détails pour permettre au dépositaire d’identifier et de repérer, en déployant des efforts raisonnables, les renseignements auxquels vous voulez avoir accès.

Vous trouverez peut-être utile de garder une copie de votre demande si elle est écrite ou, si vous l’avez fait oralement, d’en noter la date au cas où le dépositaire aurait des questions ou qu’il lui faudrait éclaircir votre demande, ou au cas où vous seriez insatisfait de la réponse du dépositaire et voudriez exercer votre droit de déposer une plainte à notre bureau ou de déférer l’affaire aux tribunaux.

L’article 8 de la Loi oblige les dépositaires à vous prêter assistance quand vous présentez une demande d’accès si votre demande ne contient pas suffisamment de détails pour permettre au dépositaire d’identifier et de repérer le document contenant les renseignements que vous demandez. Si tel est le cas, le dépositaire doit vous aider à reformuler votre demande. Ainsi, le dépositaire a l’obligation de faire ce qui suit :

• chercher comme il faut tous les renseignements que vous demandez ;
• vous permettre de consulter les renseignements et d’en recevoir une copie si vous le voulez ;
• vous informer par écrit, ou bien du fait que les renseignements n’existent pas ou sont introuvables, ou bien du motif du refus de l’accès aux renseignements ;
• vous informer de vos droits si vous êtes insatisfait de la décision du dépositaire relativement à votre demande.

La Loi accorde au dépositaire 30 jours ouvrables pour répondre aux demandes d’accès. Dans certaines situations, le dépositaire peut proroger ce délai de son propre chef d’une période supplémentaire maximale de 30 jours ouvrables dans l’un des cas suivants :

1. a) votre demande n’est pas rédigée dans des termes suffisamment précis pour lui permettre de déterminer de quel document il s’agit ;
2. b) vous ne répondez pas à bref délai à une demande de précisions émanant de lui ;
3. c) les parties pertinentes du document vous concernant sont traduites pour le médecin unilingue qui vous traite, si le document est établi dans la langue officielle que le médecin ne comprend pas ;
4. d) l’observation du délai de 30 jours ouvrables entraverait gravement l’exercice de ses activités, un grand nombre de documents sont demandés, ou de plus amples recherches sont nécessaires pour donner suite à la demande ;
5. e) un délai est nécessaire pour lui permettre d’aviser un tiers et de recevoir ses observations, ou de consulter un autre dépositaire, avant de permettre la consultation ou la reproduction des renseignements personnels sur la santé ;
6. f) vous sollicitez dans votre demande la communication de documents qui ont trait à un litige dans une instance introduite par avis de poursuite ou par avis de requête.

Si le dépositaire proroge de son propre chef (c’est-à-dire sans l’approbation de l’ombud) le délai imparti pour répondre, vous avez le droit de déposer une plainte à notre bureau au sujet de la prorogation.

Si le dépositaire n’est pas en mesure de répondre à la demande d’accès dans le délai qu’il s’est fixé, il peut demander à notre bureau encore une prorogation du délai, fondée sur les critères déjà cités. Si notre bureau accorde au dépositaire un délai supplémentaire pour répondre à la demande, vous n’avez pas le droit de vous en plaindre à notre bureau.

Si le dépositaire ne répond pas à la demande dans le délai imparti, qu’il s’agisse du délai initial ou du délai prorogé, vous avez alors le droit de déposer une plainte à notre bureau ou de déférer l’affaire aux tribunaux.

Dès réception de la demande, le dépositaire y répond aussi rapidement que le commandent les circonstances, mais au plus tard 30 jours ouvrables après l’avoir reçue, sauf si le délai imparti pour répondre est prorogé (voir « Délai imparti au dépositaire pour répondre à une demande de renseignements », ci-dessus) ou si la demande est transmise à un autre dépositaire. Dans sa réponse à la demande, le dépositaire :

1. ou bien met les renseignements personnels sur la santé à votre disposition pour consultation et vous en remet une copie, si vous en avez fait la demande ;
2. ou bien vous informe par écrit que les renseignements n’existent pas ou ne peuvent être retrouvés ;
3. ou bien vous informe par écrit que la demande est refusée en tout ou en partie pour un motif déterminé, mentionné à l’article 14, et lui fait part de son droit de déposer une plainte au sujet du refus en vertu de la partie 6.

Si le dépositaire ne répond pas à la demande dans le délai de 30 jours ouvrables, l’omission peut être réputée constituer un refus de donner accès.

Vous pouvez consulter les documents gratuitement, mais, si des copies d’un document sont demandées, la loi permet au dépositaire d’exiger certains droits pour recouvrer les frais de recherche, de préparation, de copie et de livraison du document. Ces droits ne peuvent excéder les montants indiqués dans le règlement, à savoir :

• 15 $ pour chaque période de 30 minutes qui s’ajoute aux deux premières heures de recherche et de préparation des dossiers de santé, lesquelles sont gratuites ;
• un maximum de 0,25 $ pour chaque page copiée ;
• des droits d’utilisation de matériel informatique si la recherche de vos dossiers de santé nécessite l’accès à des bases de données ;
• les frais engagés pour l’envoi des documents par un service de messagerie (à la demande de la personne physique).

Vous avez le droit de demander que soient corrigés les renseignements que vous avez le droit de consulter et de reproduire. La demande peut être présentée directement au dépositaire qui détient vos renseignements personnels sur la santé.

Votre demande de correction est présentée par écrit et comprend ce qui suit :

• votre nom et vos coordonnées ;
• le renseignement précis que vous voulez faire corriger ;
• le document où figurent, à votre avis, des renseignements inexacts.

Dans sa réponse à votre demande de correction, le dépositaire :

1. apporte la correction demandée au document contenant les renseignements personnels sur la santé de sorte qu’elle en fasse partie ;
2. vous en informe par écrit si les renseignements personnels sur la santé n’existent plus ou ne peuvent être retrouvés ;
3. s’il ne détient pas vos renseignements personnels sur la santé, vous en informe, vous fournit le nom et l’adresse du dépositaire qui les détient, transmet la demande à ce dernier et vous en informe ;
4. vous informe par écrit de son refus de corriger vos renseignements personnels sur la santé, des motifs de son refus et de votre droit d’ajouter au dossier une déclaration de désaccord et de déposer à notre bureau ou auprès des tribunaux une plainte au sujet du refus.

La déclaration de désaccord est une brève note, dont vous êtes l’auteur, expliquant la correction que vous aviez demandée et le motif de votre demande.

La Loi accorde au dépositaire 30 jours ouvrables pour répondre aux demandes de faire corriger les renseignements personnels sur la santé. Dans certaines situations, le dépositaire peut proroger ce délai de son propre chef d’une période supplémentaire maximale de 30 jours ouvrables (voir « Délai imparti au dépositaire pour répondre à une demande de renseignements », ci-dessus).

Si vous êtes insatisfait de la façon dont un organisme public a traité votre demande d’accès à l’information ou votre demande de correction ou dont il y a répondu, vous pouvez soit déposer une plainte à notre bureau, soit déférer l’affaire à un juge de la Cour du Banc du Roi. Noter que vous ne pouvez pas faire les deux.

Si, après avoir présenté au dépositaire une demande d’accès ou de correction, vous n’êtes pas satisfait de la façon dont il a traité votre demande, vous avez le droit de déposer une plainte à notre bureau dans l’un ou l’autre des délais suivants :

1. dans les 60 jours de la date à laquelle vous avez reçu la réponse du dépositaire ;
2. si vous n’avez pas reçu de réponse dans le délai initial ou le délai prorogé, dans les 120 jours de la date à laquelle vous avez présenté la demande au dépositaire.

Si vous choisissez de déposer une plainte, vous serez tenu de la présenter à notre bureau par écrit. Vous pouvez nous envoyer à cette fin (par courrier ordinaire, par courriel ou par télécopie) une lettre précisant ce qui suit :

1. a) la date de votre demande ;
2. b) si vous l’avez faite dans une lettre ou en personne ;
3. c) la personne à qui la demande a été adressée (par exemple, le nom du fournisseur de soins de santé) ;
4. d) la suite (par exemple, votre demande a été rejetée, vous n’avez reçu aucune réponse, ou vous n’avez pas reçu tous les renseignements demandés).

Si vous avez présenté une demande écrite, nous vous demanderons d’en soumettre une copie ainsi qu’une copie de la réponse que vous avez reçue, le cas échéant. Il n’est pas nécessaire de nous fournir les documents personnels que vous avez reçus, même s’ils sont incomplets, car nous nous adresserons directement au dépositaire pour enquêter sur l’affaire.

Si vous voulez déférer votre affaire à la Cour du Banc du Roi, vous devez le faire dans les 30 jours de la date de la décision du dépositaire. À cette fin, veuillez communiquer avec le greffe dans la région où vous demeurez. Suivre le lien suivant pour obtenir les coordonnées des greffes du Nouveau-Brunswick. (Cliquez ici)

Voici les types de plaintes que nous recevons généralement en application de la Loi :

1. plainte au sujet l’absence d’une réponse — le dépositaire n’a pas répondu à une demande d’accès ;
2. plainte au sujet des droits — le dépositaire a remis à la personne physique une facture non conforme à la Loi ;
3. plainte au sujet du contenu — la personne physique croit que le dépositaire n’a pas fourni tous les renseignements personnels demandés sur la santé.

Lorsque nous recevons une plainte, nous déterminons dans un premier temps si nous avons reçu tous les renseignements nécessaires pour l’accepter et si nous sommes habilités à enquêter sur votre plainte. Dans l’affirmative, nous en avisons ensuite le dépositaire concerné et nous lui fournissons une copie de la plainte. À ce moment-là, nous demandons aussi au dépositaire de nous fournir une réponse écrite ou orale à la plainte, y compris des explications quant aux motifs du refus d’accès aux renseignements, le cas échéant, et les mesures prises pour chercher les documents pertinents, et ainsi de suite.

Après avoir reçu la réponse du dépositaire, nous prenons les mesures indiquées pour parvenir à un règlement informel de la plainte d’une manière satisfaisante pour vous et le dépositaire et conformément à l’objet de la Loi. Selon les circonstances, il se peut que le dépositaire vous communique à cette fin d’autres renseignements accompagnés d’explications, ou, si nous estimons que le dépositaire a donné accès à tous les renseignements que vous étiez en droit de recevoir, nous vous fournirons des explications à l’appui de nos conclusions. Dans les deux cas, nous vous demanderons si une telle manière de régler la plainte vous paraît satisfaisante et, dans l’affirmative, nous terminerons notre enquête, et le dossier sera clos.

Dans certains cas, l’ombud peut décider de cesser l’enquête s’il croit que le dépositaire vous a fourni tous les renseignements que vous étiez en droit de recevoir en vertu de la Loi. Si l’ombud cesse son enquête à cette étape, notre bureau vous informera, ainsi que le dépositaire, de sa décision et vous en donnera les raisons.

S’il estime que le dépositaire doit prendre d’autres mesures pour respecter les droits d’accès du plaignant et procède à une enquête formelle, l’ombud établira, à la fin de son enquête, un rapport renfermant ses conclusions. L’ombud peut faire au dépositaire l’une ou l’autre des recommandations suivantes :

• d’accueillir en tout ou en partie la demande d’accès ou de correction ;
• de répondre à la demande ou de la rejeter.

La Loi dispose que, après avoir reçu une plainte en matière d’accès, l’ombud a 90 jours pour présenter un rapport renfermant ses conclusions ; toutefois, il est autorisé à proroger le délai en avisant les parties à la plainte de la date pressentie de la remise du rapport.

Lorsque l’ombud remet un rapport renfermant ses conclusions assorties de recommandations, le dépositaire a 15 jours après réception du rapport pour décider d’accepter ou non les recommandations de l’ombud et pour aviser les parties de sa décision, avec copie à notre bureau. L’avis du dépositaire doit préciser les motifs de sa décision et, le cas échéant, le droit du plaignant d’interjeter appel et le délai de dépôt d’un appel à la Cour du Banc du Roi.

Lorsqu’ils traitent des renseignements personnels sur la santé, les dépositaires sont tenus de suivre les exigences énoncées dans la partie 4 de la Loi, « Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels sur la santé ». Selon la définition dans la Loi, s’entend de « renseignements personnels sur la santé » les renseignements identificatoires oraux ou sur un support quelconque se rapportant à vous, en tant que personne physique, dans le cas où :

1. ils ont trait à votre santé physique ou mentale et à vos antécédents familiaux ou en matière de santé, y compris votre information génétique ;
2. ils ont trait à votre inscription, y compris votre numéro d’assurance-maladie ;
3. ils ont trait aux soins de santé qui vous sont fournis ;
4. ils ont trait à vos paiements ou à votre admissibilité à ces soins ou à cette assurance ;
5. ils ont trait au don d’une partie de votre corps ou d’une de vos substances corporelles ou sont dérivés de l’analyse ou de l’examen d’une telle partie ou d’une telle substance, y compris des renseignements dérivés d’une analyse ou d’un examen d’ordre génétique la concernant ;
6. ils identifient votre mandataire spécial ;
7. ils identifient votre fournisseur de soins de santé.

Vous pouvez déposer à notre bureau une plainte en matière de protection de la vie privée si vous croyez que le dépositaire :

1. a recueilli, utilisé ou communiqué les renseignements personnels sur la santé vous concernant, en violation de la Loi ;
2. a omis de protéger de façon sécuritaire les renseignements personnels sur la santé vous concernant, contrairement aux exigences de la Loi.

Si vous avez des inquiétudes de la façon dont un dépositaire à manipuler vos renseignements personnels sur la santé ou si vous avez été avisé par un dépositaire d’une atteinte à la vie privée concernant vos renseignements personnels sur la santé, vous pouvez porter plainte à notre bureau. Veuillez remplir notre Formulaire de plainte concernant la vie privée (trouvée ici) et le soumettre à notre bureau.

Selon la Loi, les dépositaires ne peuvent recueillir légalement vos renseignements personnels sur la santé que dans l’un ou l’autre des cas suivants :

• vous avez donné votre consentement en vertu de la Loi, et la collecte est nécessaire, au mieux de sa connaissance, à une fin légitime ;
• la collecte est autorisée par la Loi ;
• sans votre consentement, si vous êtes incapable de donner votre consentement et que,
  • ou bien le dépositaire ne peut obtenir le consentement de votre mandataire spécial en temps opportun,
  • ou bien vous avez été admis dans un établissement psychiatrique à titre de malade en placement non volontaire en vertu de la Loi sur la santé mentale.

En règle générale, les dépositaires doivent recueillir vos renseignements personnels sur la santé directement auprès de vous, sauf si la Loi autorise explicitement la collecte auprès d’une autre source dans certaines circonstances.

En ce qui concerne l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels sur la santé, les principes généraux suivants s’appliquent :

• les dépositaires ne peuvent utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sur la santé que dans la mesure prévue dans la section B de la partie 4 de la Loi ;
• l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels sur la santé doivent se limiter au nombre minimal de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés ;
• les dépositaires doivent limiter l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels sur la santé aux personnes qui doivent connaître ceux-ci pour exercer leurs fonctions.

Si vous êtes préoccupé par la manière dont un dépositaire a traité vos renseignements personnels sur la santé ou qu’un dépositaire vous a avisé d’une atteinte à la vie privée ayant trait à vos renseignements personnels sur la santé, vous avez le droit de déposer une plainte à notre bureau. À cette fin, veuillez faire soumettre le formulaire en bas ou parvenir à notre bureau notre formulaire intitulé « Plainte en matière de protection de la vie privée » (trouvée ici), dûment rempli.

Après avoir reçu une plainte en matière de protection de la vie privée, nous en aviserons le dépositaire concerné et lui fournirons une copie de votre plainte. Si la communication par notre bureau de votre plainte au dépositaire vous préoccupe, veuillez nous le faire savoir pour que nous puissions en discuter avec vous dans les meilleurs délais.

Au moment d’aviser le dépositaire de votre plainte, nous lui demanderons de fournir une réponse écrite aux préoccupations soulevées dans votre plainte et tout autre renseignement pertinent en l’espèce.

Notre bureau a 90 jours pour terminer son enquête sur une plainte en matière de protection de la vie privée.

Après avoir reçu la réponse du dépositaire à votre plainte en matière de protection de la vie privée, nous examinerons les renseignements fournis ainsi que les dispositions applicables de la Loi et nous déterminerons si le dépositaire n’a pas traité convenablement vos renseignements personnels. Si nous estimons qu’il en est ainsi et si le dépositaire admet son erreur et accepte de prendre les mesures correctives indiquées, nous vous préciserons alors les raisons de l’atteinte à la vie privée et nous vous inviterons à dire si vous jugez satisfaisantes les mesures correctives prises par l’organisme public pour régler votre plainte.

Si nous estimons que le dépositaire n’a pas traité vos renseignements personnels conformément à la Loi, et si le dépositaire n’est pas d’accord ou ne veut pas prendre les mesures correctives indiquées, l’affaire sera déférée de l’ombud pour qu’il l’examine et prenne une décision définitive, et notre bureau fera peut-être en conséquence des recommandations officielles au dépositaire. Nos recommandations éventuelles ne viseront qu’à améliorer le respect de la Loi. Notre bureau ne peut pas recommander le congédiement d’une personne ou l’indemnisation financière du traitement incorrect de vos renseignements personnels ni évaluer la culpabilité criminelle ou civile du dépositaire ou enquêter à cet égard.

Il est important de signaler que, même si notre bureau est chargé d’enquêter sur les plaintes en matière de protection de la vie privée et de faire des recommandations aux dépositaires lorsque l’ombud le juge nécessaire, notre mandat consiste à veiller à ce que les dépositaires mettent en oeuvre les pratiques, politiques et mesures de protection indiquées pour réduire le risque qu’une situation semblable se reproduise dans l’avenir.